Håndtering af persondata

Midlertidig dataansvarlig for Hiv-Danmark fra 1. maj 2018 og frem til 9. juni 2018: Informationsmedarbejder Morten Eiersted, morten@hiv-danmark.dk, mobil 2575 5868.

Generelt
Ved at Patientforeningen målretter sine tilbud til og kommunikerer med hiv-positive, vil der i sagens natur kunne udledes helbredsoplysninger i form af en hiv-status i forbindelse med persondata som navn, telefonnummer og e-mail. På denne side kan du derfor læse, de tiltag, vi har sat i værk for at beskytte disse data og tilgå denne form for data med størst mulige fortrolighed.

Databehandleraftaler
Hiv-Danmark har som dataansvarlig indgået databehandleraftaler med følgende selskaber, som derved har lovet at overholde den europæiske persondataforordning:

  • Adobe.com til opsætning af medlemsblad og brochurer (har tilsluttet sig Privacy Shield-aftalen)
  • Contar Regnskab Aps [undervejs] om ajourføring af medlemskartotek, udbetaling af løn og regnskabsservice i forhold til afdelinger og projekter, herunder:
    • Economics om bogføring og medlemskartotek
    • Danløn udbetaling af løn og honorar
  • Deltaplan om opbevaring af kontaktoplysninger på frivillige, som er tilknyttet værestedet Kafe Knud
  • Mailchimp i forhold til udsendelse af nyhedsbreve (har tilsluttet sig Privacy Shield-aftalen)
  • MS Office 365 [er planlagt] om opbevaring af datafiler*
  • NemTilmeld om opbevaring af kontaktoplysninger på personer, der tilmelder sig foreningens større arrangementer
  • One.com i forhold til håndtering af e-mail

*Hiv-Danmark planlægger desuden i løbet af sommeren at anskaffe sig licenser til MicroSoftOffice 365, til at gemme alle sine elektroniske data på et fælles drev, som er sikret efter standarder, som overholder persondataforordningens krav.

Informationsafdelingen
Informationsafdelingen benytter Adobe Systems og Mailchimp, som har servere placeret uden for EU. Adobe Systems og Mailchimp er imidlertid certificeret under Privacy Shield-ordningen mellem EU og USA, og det er derfor muligt under persondataforordningen at benytte disse systemer.

Persondata hos aktivitetsgrupper og tilbud
Mailinglister til Meet&Greet og aktivitet@hiv-danmark.dk er i løbet af maj måned blevet ajourført, så personer har givet tilsagn til fortsat at modtage e-mail eller sms. Tilladelse til at opbevare persondata indhentes efterfølgende hvert år omkring marts måned.

Ved kontakt til mentorordningen mentor@hiv-danmark.dk opbevares persondata så længe et mentorforløb løber. Herefter anonymiseres persondata, så alene omfang og aktivitet kan indgå i afrapportering til donor.

Medlemsoplysninger
Medlemsoplysninger hentes i forbindelse med årsmøde og udsendelse af magasiner for at sikre, at medlemmer kan deltage i årsmøde og modtage medlemspost. Efter persondata har været brugt makuleres oplysninger. Adgang til medlemsoplysninger gives derfor kun midlertidigt. I forbindelse med valg til AIDS-Fondets bestyrelse foretager AIDS-Fondet en forespørgsel, om medlemskab af Hiv-Danmark er korrekt, for at vedkommede kan afgive stemme. Her videregives ikke helbredsoplysninger, men alene medlemskab.

Bestyrelse, frivillige og ansatte
Bestyrelse, frivillige og ansatte har inden den 25. maj 2018 givet deres samtykke til, at personhenførbare oplysninger er tilgængelige på hjemmeside eller i medlemsblade, så længe vedkommende er aktiv i foreningen. Alternativt anonymisere navn på medlem. Herefter slettes personhenførbare oplysninger på hjemmesiden. I medlemsblade og nogle andre publikationer benyttes kun godkendte firma e-mail eller telefonnumre til Hiv-Danmark.

Personhenførbare data, som er trykt i medlemsbladet, er tilgængeligt i et arkiv på hjemmesiden og i sekretariatet af historiske årsager. Der skal derfor indhentes personligt samtykke til omtale af personhenførbare oplysninger i medlemsblad og på hjemmeside ved hver artikel.

Se i øvrigt persondatapolitik og cookiepolitik for Hiv-Danmark

Opdateret den 7. juni 2018 af Morten Eiersted